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Regras LGPD Distribuidora

Como implantar a LGPD na minha empresa?

A sua Distribuidora já fez as mudanças necessárias para estar de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)? 

Para ajudá-los a entender quais as mudanças necessárias e os impactos que ela pode gerar, conversamos com a Advogada Cláudia Ananias, OAB/SP 218.870. 

Entendendo a Lei 

Desde agosto de 2020 a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor no Brasil e tem como objetivo proteger os dados pessoais e privacidade das pessoas físicas, inclusive nos meios digitais, prevendo multas severas às empresas que deixarem essas informações vazarem. 

A lei estabelece regras para todas as formas de tratamento, como por exemplo, coleta, armazenamento, alterações e exclusões de dados pessoais . 

Dados pessoais são informações que conjunta ou isoladamente podem identificar uma pessoa. Exemplos: nome, endereço, telefone, ID do dispositivo, e-mail, dados de saúde, sexo, religioso, rotina, número de documentos.

Alguns dados recebem uma proteção maior, ou seja, requerem que o tratamento seja de forma ainda mais segura. São dados sensíveis, como os dados de saúde, religiosos, opção sexual, etc.

Calma! Não foi proibido o uso dos dados, apenas foi regulamentado que para usá-los as empresas devem respeitar regras e estar sob as as hipóteses das bases legais, que a nova lei traz.

Por tudo isso é importante entender quais são usados e como são utilizados, respeitando todos os limites impostos pela nova Lei.

Lembrando que todos da cadeia de tratamento de dados tem responsabilidades sobre eles, sejam parceiros, clientes, fornecedores ou empregados.

Enfim, a nova lei traz uma mudança de cultura no tratamento de dados, que será refletida na adequação de documentos da empresa, site e plataformas digitais e, principalmente, nas pessoas envolvidas.

Mas o que devo mudar na minha distribuidora para estar de acordo com a nova Lei (LGPD)?

Para te ajudar nesta jornada, vamos classificar 6 mudanças importantes para a adequação do seu negócio. 

  1. Site Protegido. 

Se a sua empresa possui site, seja ele comercial ou não, precisa realizar adequações básicas, sendo a primeira delas sobre o aceite de coleta de dados, os famosos Cookies. E o que são os Cookies?

Quando um usuário acessa o seu site, é possível que você colete, através do navegador,  informações importantes que te ajudarão no marketing de comportamento do usuário como Google analytics, também formulários de contato que o usuário precise preencher dados de contato, e, principalmente, dados de pagamentos. 

O usuário precisa ser informado sobre o que será coletado e ter a opção de aceitar ou não. Para adequar o seu site, procure o administrador do site para entender todas as informações que são coletadas e incluir o texto de aceite para o usuário.
Aos usuários do WordPress, é possível instalar Plugins já prontos para coletar este aceite. 

        2. Termo de uso e Política de Privacidade do site

É necessário que os consumidores conheçam a política de privacidade da sua 

empresa, ou seja, como é o comportamento. Neste documento precisa, 

necessariamente, ter todas as políticas comerciais e de privacidade dos dados. 

Onde e como são armazenadas. Um advogado especializado poderá ajudar a elaborar um documento específico para o seu negócio, garantindo que tudo esteja coberto.
O documento em questão precisa estar disponível para leitura e com as respectivas 

atualizações que possam ter ocorrido.
Veja como exemplo Termo de Uso e Política de Privacidade do Velis.

     3. Comprometimento de sigilo dos colaboradores

Para estar em conformidade com a lei, é necessário que todos os setores e colaboradores entendam suas responsabilidades e compromissos. Com isso há uma segurança a mais de que todos estão cientes da responsabilidade de sigilo de dados pessoais que estão lidando. 

É um papel de todos os envolvidos e não somente de um setor ou pessoa. 

Todos os colaboradores que têm acesso a informações pessoais dos clientes, precisam assinar um documento de compromisso de sigilo e responsabilidade de divulgação de dados, além da adequação do Contrato de Trabalhos dos empregados.

Na LGPD toda a cadeia que terá acesso a dados pessoais pode ser responsabilizada por possíveis riscos de vazamento de dados. 

Uma conversa esclarecendo o objetivo da lei e responsabilidade que cada um tem com esses dados, é importante para alinhamento do time e esclarecimento das mudanças que a lei proporciona. 

     4. Consentimento de coleta e armazenamento de dados dos clientes

Todos os dados pessoais coletados e armazenados de pessoas físicas devem ter o 

consentimento registrado do cliente, assim como esclarecer o motivo da coleta e possibilidade de exclusão a qualquer momento, quando solicitado. Esta é uma adaptação importante e necessária dentro dos sistemas que você utiliza.
Converse com seus fornecedores e busque as informações de como isso pode ser feito, quando necessário. 

     5. Os documentos em conformidade

Os documentos, como contratos e formulários, devem sofrer alterações para que constem a hipótese para a utilização dos dados, como o consentimento e/ou obrigação legal e especialmente os fins para os quais estão sendo coletados e a forma que serão tratados, ou seja, coletados e armazenados, por exemplo.

Importante estabelecer com clientes, fornecedores e parceiros esta nova realidade de proteção de dados, já que todos têm responsabilidades sobre eles.

     6. Treinamento da equipe envolvida

Todo o trabalho da adequação deve ser mantido por aqueles que estão em contato com o dados, uma mudança cultural para empresa, por isso um treinamento com todos os esclarecimentos das previsões legais quanto ao tratamento, compromisso e responsabilidades é muito importante.

A partir de agosto de 2021 a Agência Nacional de Proteção de Dados iniciará a aplicação de penalidade pela infração à LGPD.

Fiquem atentos!

Claudia Ananias
OAB/SP 218.870

Mariana Borssatto
CEO Velis CRM

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